previous arrow
next arrow
Slider

Privacy statuut

Privacy statuut.

Er zijn twee bestanden van persoonsgegevens binnen de Vereniging Vrienden van de Houtvaart: de ledenadministratie en het bestand toezichthouders. Het eerste bestand wordt gebruikt voor de ledenadministratie op zich, de communicatie van het bestuur met de leden en voor de controle of men wel lid is bij het naar binnen gaan van het zwembad, tijdens de Vrienden uren. Het tweede bestand wordt gebruikt voor het opstellen van het rooster voor de toezichthouders en om het mogelijk te maken onderling vervanging te regelen.
Voor de ledenadministratie is de penningmeester verantwoordelijk, voor het bestand toezichthouders zijn de daartoe aangewezen coördinatoren verantwoordelijk.
Zowel leden als toezichthouders weten te allen tijden welke gegevens er van hen bewaard worden, omdat het gegevens zijn, die zij ten behoeve van de functie ter beschikking hebben gesteld. Er worden geen extra gegevens toegevoegd met uitzondering van gegevens over specifieke functionarissen; over wanneer aftreden aan de orde is en gegevens over kwalificaties van de toezichthouders (al dan niet bezit van de vereiste certificaten en geboortejaar).
De gegevens worden niet aan andere organisaties ter beschikking gesteld. De enige reden om daar van af wijken is, indien het nodig is voor de doelstelling zoals hiervoor genoemd. Op dit moment is de enige uitzondering de jaarlijkse verzending van de uitnodiging voor de algemene ledenvergadering en daar aan toegevoegde factuur voor het lidmaatschap. Alleen de adresgegevens van de leden, die nodig zijn voor de betreffende zending, worden aan de externe partij doorgegeven.
Tot de ledenadministratie heeft alleen de penningmeester toegang. Voor de controle op het lidmaatschap gebruiken de toezichthouders een gecomprimeerde voor dat doel door de penningmeester samengestelde lijst van leden, die betaald hebben. Die lijst is alleen voor de toezichthouders toegankelijk.
Tot het bestand toezichthouders hebben alleen de coördinatoren toegang, als mede de contactfunctionaris vrijwilligers van het bestuur. Een deellijst samengesteld door de coördinator is voor alle toezichthouders toegankelijk met alleen die gegevens, die nodig zijn om met elkaar contact op te kunnen nemen. Die toegankelijkheid geldt alleen voor toezichthouders, die met het gebruik akkoord zijn gegaan en verklaard hebben hun toegang alleen voor dit doel te gebruiken.
Er circuleren binnen de Vereniging meer bestanden dan hier genoemd. Binnen de Vereniging zijn er velen, die een initiatief nemen, waarbij door aanmelding nieuwe bestanden ontstaan. Voor deze bestanden draagt het bestuur geen verantwoordelijkheid. Dat blijft dan een zaak tussen de desbetreffende initiatienemer en degenen, die zich bij die persoon hebben aangemeld.
Het bestuur is verantwoordelijk voor de juiste omgang met de persoonsgegevens, dat wil zeggen volgens de hier geformuleerde spelregels. Eventuele klachten over het omgaan met de gegevens binnen de Vereniging kunnen schriftelijk of per mail ingediend worden bij de voorzitter.

Er is een beheersreglement, dat de zaken rond het beheer regelt op de manier van in in de geest van dit statuut.

Vastgesteld 01 juni 2018.

Beheersreglement

Ledenbestand:
In het ledenbestand worden opgenomen: naam, voornaam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummers(s), bankrekeningnummer (ter identificatie), of men al dan niet betaald heeft.
De gegevens worden bewaard op een offline bestand op de pc. Er is een kopie van het ledenbestand op een externe dataschijf, offline dus.
De lijst ten behoeve van de controle door de toezichthouders wordt bewaard in een afgesloten kast binnen de kassaruimte van het zwembad. Het gaat om een papieren lijst.
De adreslijst wordt eenmaal per jaar ook ter beschikking gesteld aan een externe partij, om de verzending van de stukken te verzorgen. Per keer worden afspraken gemaakt over de wijze van gebruik en de vernietiging achteraf.

Bestand toezichthouders:
In dit bestand zijn opgenomen: naam, voornaam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummers(s), kwalificaties, die verband houden met de functie (geen, BHV, Basic Life Guard en/of EHBO), geboortejaar.
Het bestand wordt offline bewaard op de pc van de coördinator.  Er is geen speciale back-up, omdat als dat onverhoopt nodig is, de lijst relatief gemakkelijk te herstellen is.
De gecomprimeerde lijst wordt door de toezichthouders op zodanige wijze bewaard, dat die normaliter niet toegankelijk is voor niet gerechtigden.

Vastgesteld 01 juni 2018.